مقــالات

المقدمة:

في أي مؤسسة، يعدّ اتخاذ القرارات الفعّالة وتوزيع السلطة بوضوح أمرًا أساسيًا للعمليات السلسة والأداء الأمثل. مصفوفة السلطة، المعروفة أيضًا باسم جدول تعيين المسؤوليات (RAM) أو مخطط RACI، هي أداة قوية توضح وتعلن عن الأدوار والمسؤوليات للأفراد أو الإدارات داخل المؤسسة. في هذا المقال، سنستكشف مفهوم مصفوفة السلطة، فوائدها، وكيفية تنفيذها بفعالية لتعزيز نجاح المؤسسات.

ما هي مصفوفة السلطة؟

مصفوفة السلطة هي تمثيل بصري يحدد ويوضّح الأدوار والمسؤوليات للأفراد أو الأقسام داخل المؤسسة. عادة ما يتم تمثيلها على شكل جدول أو مخطط، حيث يتم سرد المهام أو الأنشطة على محور واحد وأسماء الأفراد أو الأدوار على المحور الآخر. ثم تُظهر خلايا المصفوفة مستوى السلطة أو المسؤولية لكل مهمة أو نشاط.

فوائد مصفوفة السلطة:

1- وضوح وشفافية: توضح مصفوفة السلطة من يكون مسؤولاً عن كل مهمة، مما يقضي على الغموض ويقلل من مخاطر التفاهمات أو تكرار الجهود.

2- صنع قرارات فعّال: من خلال تحديد سلطات القرار الخاصة بشكل محدد، تسهل مصفوفة السلطة عملية صنع القرار، مما يضمن أن يتم اتخاذ القرارات من قبل الأفراد أو الفرق المناسبة.

3- المساءلة: تحدد المصفوفة خطوط المساءلة بوضوح، مما يسهل تقييم الأداء ومحاسبة الأفراد أو الفرق عن أعمالهم.

4- إدارة كفاءة الموارد: باستخدام مصفوفة السلطة المعرفة بشكل جيد، يمكن تخصيص الموارد بكفاءة أكبر، حيث يمكن للمديرين تحديد الشخص أو الفريق المناسب لكل مهمة.

5- حل المشكلات: عندما تحدث صراعات، تعتبر مصفوفة السلطة نقطة المرجعية التي توجه المناقشات وتساعد على حل النزاعات من خلال تحديد الطرف المسؤول.

تنفيذ مصفوفة السلطة:

1- تحديد الأنشطة والمهام الرئيسية: ابدأ بسرد جميع الأنشطة والمهام الرئيسية داخل المؤسسة. يمكن أن تشمل هذه المهام العمليات التشغيلية الروتينية والمشاريع أو المبادرات الخاصة.

2- تعيين مستويات المسؤولية: حدد مستويات السلطة، مثل المسؤول (R)، المسؤول عنه (A)، المُستشار (C)، والمُطلع (I) لكل مهمة أو نشاط. يُمثل مخطط RACI هذه المستويات.

*المسؤول (R): الشخص أو الفريق المسؤول عن تنفيذ المهمة أو النشاط.

*المسؤول عنه (A): الشخص المسؤول في النهاية عن نجاح أو فشل المهمة.

*المُستشار (C): الأفراد أو الفرق الذين يقدمون المشورة أو الخبرة للمهمة.

*المُطلع (I): الأفراد أو الفرق الذين يحتاجون إلى الاطلاع على تقدم المهمة ولكنهم ليسوا معنيين مباشرة في تنفيذها.

3- ملء المصفوفة:أكمل مصفوفة السلطة عن طريق وضع أسماء الأفراد أو الأدوار في الخلايا المناسبة استنادًا إلى مستويات السلطة لكل مهمة.

4- التواصل والتدريب: شارك مصفوفة السلطة مع جميع أصحاب المصلحة ذوي الصلة وتأكد من فهم الجميع لتداعياتها. قم بعقد جلسات تدريب إن لزم الأمر لتوضيح أي أسئلة أو مخاوف.

5- مراجعة دورية والتحديثات: لا يجب أن تكون مصفوفة السلطة ثابتة. مع تطور احتياجات المؤسسة، قم بمراجعة وتحديث المصفوفة بانتظام للتأكد من أنها تظل ذات صلة ومتوافقة مع أهداف المؤسسة.

الختام:

مصفوفة السلطة هي أداة قيمة تمكن المؤسسات من تنظيم صنع القرار، تعزيز المساءلة، وتعزيز التعاون الفعال بين الفرق. من خلال تحديد الأدوار والمسؤوليات بوضوح، تقلل المصفوفة من الارتباك، وتحسن التواصل، وتساهم في النجاح العام للمؤسسة. تنفيذ مصفوفة السلطة هو خطوة استراتيجية تجاه خلق بيئة عمل منظمة ومنسقة، حيث يدرك كل فرد دوره ويساهم بفعالية في نمو المؤسسة وتحقيقها للنجاحات