مقــالات

يقوم تحسين العملية بإجراء تغييرات مدروسة وهادفة بشكل منهجي على عملية لتحسين نتائجها وتلبية متطلبات العملاء.
لتغيير عملية ما بشكل مقصود ، يجب على المرء أن يفهمها - كيف تعمل ، ومن يشارك ، وكيفية أدائها بالنسبة لمتطلباتها.
يجب تحليل البيانات التي تم جمعها من القياسات بشكل فعال لتحديد ومعالجة العوائق التي تحول دون النجاح.
وهذا يتطلب المراقبة والتحليل والتعلم والتخطيط والتنفيذ ومشاركة المعرفة.

ما هي إدارة العمليات؟
إدارة العمليات هي نهج منظم لتحقيق واحد أو أكثر من النتائج المرجوة باستمرار.
وهو ينطوي على تحديد الأنشطة اللازمة لتلبية متطلبات العملاء والتأكد ، من خلال التدريب والمراقبة المناسبة ، أن هذه الأنشطة يتم اتباعها في كل مرة ، كما هو مخطط لها.
يتم -تحديد استقرار العملية من خلال مدى اتساق متابعة أنشطة العملية.

كيف يمكن للمرء أن يتحكم في العملية؟
فيما يلي عناصر مهمة لضمان استقرار العملية:

·        تحديد العملاء للعملية وما هي متطلباتهم.

·        تحويل المتطلبات إلى تدابير. عادة ما تعكس هذه التدابير الجودة والتكاليف وحسن التوقيت. ستكون هذه مقاييس النتائج التي تركز على العملاء ، وهي حاسمة لرضاهم.

·        حدد أهدافًا للتدابير بناءً على متطلبات العملاء المعلنة. وهذا ما يسمى "صوت العميل" (VOC).

·        افحص العملية لتحديد كيفية عملها ، وما إذا كان نطاقها يمكن أن ينتج النتائج والأهداف المقاسة.

·        اجمع البيانات من أجل التدابير لتحديد ما تقوله العملية. هذا هو "صوت العملية" (VOP).

لماذا تعتبر إدارة العمليات مهمة؟

إدارة العمليات هي الأساس لتحسين الأداء وإرضاء العملاء. يسعى مدراء العمليات جاهدين لضمان توافق VOP و VOC.
عندما لا تكون كذلك ، يتم تحليل البيانات التي تم جمعها لتحديد السبب. يمكننا الآن التعلم من هذه العملية وإجراء تغييرات إيجابية.

ربما لهذا السبب نجد أنفسنا في كثير من الأحيان نتعامل مع نفس الشكاوى والعقبات والتحديات على أمل عدم التعامل معها مرة أخرى.
حسنًا ، الأمل لا يكفي. اليوم ، يجب علينا التحسين والابتكار باستمرار ليس فقط للنجاح ، ولكن للبقاء على قيد الحياة. نسمع كل يوم عن شركة أخرى انتقلت في غضون سنوات قليلة من وول ستريت المحبوبة إلى الإفلاس.
إذن ، كيف نسير على الطريق من الاستجابة والإصلاح إلى التحسين والوقاية؟

مع العديد من العمليات في المنظمة ، من أين نبدأ؟
فيما يلي نهج مثبت ومباشر لتنفيذ تحسين العملية:

·        حدد من 10 إلى 15 عملية رئيسية في المنظمة لها تأثير كبير على مهمتك.

·        حدد أصحاب العملية والموظفين الأساسيين المسؤولين عن الجزء الأكبر من العمل في تلك العمليات. سيكون هذا حوالي 50-75 شخصًا.

·        تدريبهم على أدوات وتقنيات إدارة العمليات. يتكون هذا من ثلاثة أيام من التدريب الأساسي ليشمل الحزام الأصفر ، DMAIC أو DMADV ، وإدارة المشروع.

·        تحديد وقياس العمليات لضمان الاستقرار.

·        تقييم أداء كل عملية للثغرات وتطبيق طريقة DMAIC أو DMADV باستخدام الأدوات التي تم تعلمها في التدريب. تنفيذ الإجراءات المضادة وتوحيد التغييرات حتى لا يتدهور الأداء.

بمجرد معالجة العمليات الرئيسية ، قم بإشراك القوى العاملة في مبادرة التحسين وطريقة القيام بالأعمال. عرّضهم لمهارات تحسين العملية الأساسية إما من خلال دورة الحزام الأبيض لمدة نصف يوم أو دورة الحزام الأصفر ليوم واحد. سيعطيهم أي من هذين الأمرين رؤى لتحديد فرص إضافية للتحسن واكتساب المهارات اللازمة لمعالجة مشكلات العملية اليومية.

لماذا هو مهم؟
من خلال تحديد المزيد من العمليات ، وتوفير التدريب وإشراك القوى العاملة ، وتوحيد التغييرات ، لن تقوم فقط بتحسين العمليات الفردية ، ولكن أيضًا الأداء على المستوى التنظيمي.
مع هذه التغييرات ، ستتطور ثقافة جديدة قائمة على الثقة والقدرة لصالح العملاء والقوى العاملة.
في الأساس ، يمكنك التحكم في مصيرك من خلال الإدارة المنهجية للعمليات.